會議策劃的基本流程及技巧

發布日期：2016-09-02 　瀏覽：2388

　　從具體的工作流程上來說，會議策劃主要包括以下具體項目，即會議目標策劃，確定會議主題和議題，選擇會議場地，明確會議嘉賓、主講人、聽眾，編制會議日程，準備會議資料，進行會議宣傳推廣，最后還包括制訂會議接待計劃，即會展管理計劃等.

　　從本質上來說，會議策劃是具體回答以下六大要素問題，即會議目標(why)—為什么開會，會議主題和議題(what)—開什么會，與會人員(who)一誰參與會議，會議時間(when)—什么時候開會，會議地點(where )—在什么地方開會，會議形式。

　　(how)—怎樣開會.

　　1)會議目標策劃(why )—為什么開會

　　人門舉行會議就是為了達到某種目的或完成某個任務，會議目標策劃解決了為什么開會這一儡基本的問題.會議的目標是會議組織者的期望和會議所要完成的具體任務，因而會議目標制約著會議的議題和議程、決定會議的類型、引導會議的結果。

　　2)會議主題和議題策劃(what )—開什么會

　　會議主題和議題策劃是會議策劃的一項重要內容。會議主題是圍繞會議目標確定并貫穿一次會議中各項議題的主線，是會議的靈魂.會議議題則是緊扣主題付諸會議討論或解決的具體問題。成功的主題內容和議題具有強大的號召力，在吸引社會關注、樹立會議形象、實現會議目標、提高會議效率等方面都將起到不可忽視的作用.反之，主題和議題確定不當是導致會議失敗最致命的原因之一.

　　(1)會議議題策劃的原則。

　　[1]時代性.會議的議題要有的放矢，緊扣某一領域的熱點和難點問題，緊緊把握時代脈搏，不能遠離現實.

　　[2]前瞻性.會議議題針對某一領域的發展現狀和發展趨勢要適度超前，對問題要看得更遠、更深，能切實反映某一領域的發展動態，不能只局限于眼前情況。

　　[3]適度性.會議議題的數量要適度，避免因議題過多導致會議時間冗長、會議效率下降.

　　[4]主次性.要分清議題的主次輕重，明確中心議題或主要議題，以保證與會者把主要精力集中于最重要的問題上。

　　[5]充分性.議題準備一定要充分，在擬訂議題的同時，還要提交相關的背景資料，以便討論和決策時參考。

　　[6]集中性。對內容相關的議題要適當集中或歸并討論，避免和減少重復討論.(2)會議議題策劃的一般程序.

　　為了更好地確定議題，會議組織者可以征詢相關機構、行業專家的意見，也可以針對與會者展開調查，讓他有提出建議，在此基礎上，會議組織者再綜合各方面的意見，并結合會議的定位來確定會議的各項議題。

　　3)與會人員的確定(who)—誰參與會議

　　(1)目標與會人員的確定.

　　與會人員是會議活動的主體，選擇合適的目標與會人員是會議成功的基本前提.在確定與會人員時要遵循以下原則(見表3-2):

　　(2)會議發言人的確定.

　　在會議上所作的報告、講話、演說、辯論、質詢、答辯、交談、表態等屬于發言的具體形式，發言人是會議的賣點之一會議發言人的名聲、地位、水平等對人們是否參加會議有著重要的影響.因此，會議組織者應對發言人精心策劃，盡量邀請高層次的會議發言人到會.會議發言人的確定需要掌握以下幾點策劃技巧(見表3-3):

　　4)會議時間策劃(when)一一召十么時候開會

　　會議時間策劃主要解決兩個問題:什么時間召開會議二會議時間的長短。

　　(1)會議時間策劃的原則.

　　[1]時機原則:選擇成熟時機舉行會議.會議的目的是為了解決問題，解決問題的時機成熟與否是決定會議能否成功的因素.所選時間富有意義，能烘托會議的主題，時機成熟的會議應及時召開.

　　[2]合理原則:符合人的生理和心理規律，勞逸結合，利于推動工作，如周一與周五這兩天都緊貼每周例行的假日，與會者可能會受假日活動的影響，不容易集中注意力，因此不適合舉行會議二另外上午8:3。一10:30，下午3:。0-5:00是會議最可能取得高效率的時間段，午飯以后的時間是任何人都容易懈怠的時間段。

　　[3]可操作性原則:根據行業特征或與會者的時間情況來恰當安排，盡量不要由于時間上安排不妥的問題而造成與會者的缺席.例如，每年的旅游交易會多安排在旅游的淡季舉行.有重要領導參加的會議，需要特別注意協調領導人之間參加會議的時間，以免相互沖突.

　　(2)會議時間的長短.

　　會議時間的長短需要從以下兩方面來考慮:

　　一是實際需要.會議時間的長短應根據會議的實際需要來確定，主要的考慮因素包括會議的各項議程是否能夠完成二會議的發言是否充分，與會者能否充分表達意見二是否需要留出一定的機動時間，以應不測。

　　通常，會期在一天以上(含一天)的會議都包括很多儀式和社交活動，所以在會議長度上要給予較寬裕的時間安排.對會議具體長度的安排，要根據會議上所需議程和儀式等各項內容的多少來確定.

　　二是會議的成本和效率。會議的時間越短，成本越低，效率越高。考慮到與會者的生理特點，一般會期超過一天的會議，必然需要安排成幾個小會，每個小會應該控制在一個小時以內，會議一旦超過了一個半小時，就會造成與會者的疲勞、精神不集中以及抱怨，效率就會降低。

　　5)會議地點策劃(where )—在什么地方開會

　　會議地點的選擇實際上包括兩方面的含義:一是選擇會議的舉辦地，即在哪個國家、地區及城市舉行；二是選擇會址，即會議舉行的場所。最終，會議會具體落在某一個城市的某一個場所舉行。會議地點的策劃是一個‘系統工程，需要綜合考慮方方面面的因素.會議地點的選擇因素基本有:

　　(1)聲譽和環境.

　　會議地點的選擇往往超越了會議本身的意義，且具有濃厚的政治和經濟色彩，會議策劃者非常關注舉辦地的聲譽如何，以及是否能夠產生良好的政治影響和經濟效果，理想的舉辦地能提高會議的地位和威望。另外，舉辦地氣候是否理想、舉辦地周邊環境是否有吸引力，會場的空氣質量和噪音大小如何，能否創造合適的氣氛和環境、突出會議的主題、營造良好的會議氣氛，會議地點過去的工作是否令人滿意，會議主辦者、與會者或者其他人以前是否在這個場所舉辦或參加過會議，似門對其的評價如何等也是選擇會議地點需要考慮的因素.舉辦地營銷活動的效率，也會影響到會議地點的確定.

　　(2)接待能力.

　　舉行大型會議就必須考察會議舉辦地是否具有會議所必需的場館，以及住宿、餐飲、交通等基礎設施的接待條件。

　　住宿設施接納能力:可提供的客房數量有多少，是否使用一個以上的酒店，設施的配備是否齊全等.

　　交通位置和基礎設施:舉辦地交通是否便利二是否擁有國際機場和足夠的國際航線，或者有較重要的鐵路和高速公路經過;總體可進出性如何二會場與交通集散地、與會者下榻的酒店、會議期間觀光考察地點的距離及往來便利程度，主會場與分會場的距離等二當地基礎設施是否適用，標準如何;設施的配備是否需要時就可以使用等.

　　會議舉辦城市應當有較平整寬敞的道路和較通暢的交通狀況，還應有足夠數量和較高質量的交通工具，如較高檔次的出租車、公交車等，以方便與會者進入和離開會議場所和住宿賓館.會議組織者也可以租用車輛或委托旅行社安排交通工具，以在集體活動中統一運送與會者。

　　(3)服務.

　　對服務標準的感受如何;工作人員是否經過專業指導，是否著裝得體、服務周到，服務效率如何;會議場所可以提供哪些娛樂活動，附近是否有商店、美容院和理發店;是否為會議代表提供來往交通服務二主辦組織和社團甚至當地居民歡迎訪問者時的好客態庫吵口何等.

　　(4)花費。

　　會議地點住宿的價格是否合適，所需會議空間的價格如何，會議地點舉辦會議是盈利還是虧損，會議場所的價格和收費方式如何，是否提供免費使用的時間段，是否有淡季折扣，是否需要繳納押金，是否要求保險，是否對某些設施進行待別收費等。

　　(5)安全相其1也標準。

　　是否會發生罷工、自然災害、聯合抵制和其他敵對到牛，是否設置了火災警報系礴口消防設施，是否有安全出口，是否標明了撤離程序，是否配備了保險箱，是否有常駐醫生，距離最近的急救中心有多遠，保安水平如何等.

　　6)會議形式策劃(how)—怎樣開會