曾有專家指出，會議營銷是從宣傳資料的封皮開始的，而宣傳資料的設(shè)計和制作是一門藝術(shù)。的確，宣傳資料在會議宣傳推廣中的作用舉足輕重，而且形式多樣。宣傳資料可以是幾張印在廉價紙上的散頁傳單，也可以是對折的有封面的傳單或者是色彩豐富的、材料考究、制作精美的宣傳冊。其中，宣傳冊應(yīng)該包括的關(guān)鍵信息是營銷中的5W問題：誰(是會議的主辦單位)、(會議的名稱和主要內(nèi)容是)什么、(會議舉辦的地點在)哪里、(將會有)哪些人(參加)、(會議將在)什么時間(舉辦)。

　　一、會議宣傳資料概述

　　1、會議宣傳資料的功能

　　宣傳資料在會議營銷過程中起著非常關(guān)鍵的作用，其最終目的或者說主要功能就是提供會議的有關(guān)信息，激發(fā)人們對會議的興趣。具體而言，表現(xiàn)在以下幾個方面：

　　◆強調(diào)參加會議的好處，吸引潛在與會者。當目標對象對舉辦的會議不清楚或存在疑惑的時候，宣傳資料可以很好地消除其陌生感，并通過推介會議的亮點，吸引潛在顧客積極報名參加會議。

　　◆提供有關(guān)會議策劃和大致框架的信息。只有為潛在客戶提供足夠的信息，他們才會決定是否參加會議。所提供的會議信息可以讓預(yù)備參加會議的人員做好各方面的準備工作，以便在會議上取得更好的效果。

　　◆提供旅行和到達會議城市后的相關(guān)信息。與會者到達會議舉辦地后，可以根據(jù)會議宣傳資料上的信息方便地與組委會聯(lián)系;在與會期間，還可以有選擇地在會議目的地及周邊地區(qū)進行參觀游覽。

　　◆得到受眾是否與會的確認信息。這是會議宣傳資料最基本的功能，潛在顧客是否參加會議往往通過宣傳資料中所附的注冊表或回執(zhí)來反饋。

　　2、會議宣傳資料的主要類型和內(nèi)容

　　會議宣傳資料的類型多種多樣，而且隨著會議舉辦和工藝美術(shù)水平的提高，各種宣傳材料的設(shè)計越來越巧妙，選料越來越考究，制作越來越精美。常見的會議宣傳資料有宣傳單、折頁、小冊子、信件、VCD以及其它專門為會議推廣而設(shè)計的印刷品。

　　若按照一對一營銷的原理，會議宣傳資料的內(nèi)容應(yīng)該因?qū)ο蠖兓Ｊ聦嵣希鞯臅h策劃人已經(jīng)意識到了這一點，但在實際運作時，為了降低設(shè)計和制作成本，會議主辦者往往統(tǒng)一使用一種會議宣傳材料。一般情況下，一份會議宣傳資料(假設(shè)是第一份郵寄品)應(yīng)包括以下五點基本內(nèi)容：

　　◆會議的基本情況介紹，如會議主題、舉辦時間、地點、演講人及議程安排等;

　　◆會議能給與會者帶來什么利益，雖然這一點主要通過議題來表現(xiàn)，但材料中能高度概括出來最好;

　　◆會議的創(chuàng)新之處;

　　◆會議的配套服務(wù)項目;

　　◆注冊信息，如會議主辦單位的聯(lián)系方式、提前報名的優(yōu)惠措施等。

　　二、會議宣傳資料的設(shè)計與制作

　　會議宣傳資料的設(shè)計和制作是一門藝術(shù)，就連注冊表放在什么地方也要考慮再三。但無論是何種類型的會議，營銷人員在親自設(shè)計或選擇宣傳資料的風格及具體內(nèi)容時，都應(yīng)遵循一個基本原理：首先弄清楚宣傳材料的受眾是誰，他們想了解會議的什么信息，然后再決定采取什么風格和突出什么內(nèi)容。

　　1、關(guān)鍵因素

　　首先需要提醒營銷人員的是：會議不是針對自己的，而要針對觀眾和他們能夠得到的利益。換句話說，會議宣傳資料的制作必須以潛在與會者的需求為導(dǎo)向。在設(shè)計和制作宣傳材料的整個過程中都要堅持這一理念，這對于會議營銷戰(zhàn)略至關(guān)重要。另外，還有5個因素需要特別注意：

　　◆長度。會議宣傳材料的長度要因?qū)ο蠖悺Ｓ行┦鼙娤Ｍ玫酱罅康募毠?jié)信息，而對于另一些受眾，只需得到會議的框架信息就足夠了。另外，宣傳材料的長度和發(fā)放的次序也有關(guān)系。一般來說，第一份宣傳材料可能很簡短，但后來的材料就會長一些，因為這時有了更多的信息可以提供給預(yù)期與會者，感興趣的受眾也想獲得更詳細的信息。

　　◆習語。在宣傳材料中很難避免使用一些難懂的字眼，因為對一個人來說習以為常的說法，在另一個人看來可能就是專業(yè)術(shù)語。因此，盡管在宣傳材料中經(jīng)常需要使用一些專業(yè)術(shù)語，但必要的謹慎是不可少的，因為有的潛在與會者一看到有這么多的術(shù)語，就會拒絕再讀下去。

　　◆語法。市場營銷的專家建議用現(xiàn)在時和主動語氣來撰寫宣傳材料。

　　◆次序。宣傳材料應(yīng)該按照一定的次序進行組織，使受眾從最初的信息開始，清晰、流暢地了解到一些必要信息，最后以某種形式做出反饋。反饋的方式有多種，如注冊參加會議，交寄一張名片使自己被列入郵寄名單或要求更多的信息。

　　◆氣氛。對于會議宣傳材料來說，氣氛可以定義為以上各因素與顏色以及形式一起所塑造的綜合形象。營銷人員必須不斷問自己這兩個問題：我們想向受眾傳達什么信息?我們希望他們在看到這份宣傳材料后做出什么反映?

　　2、設(shè)計標準

　　會議類型及目標受眾的不同，甚至是會議主題的相異，都要求會議宣傳資料不斷做出變化和創(chuàng)新。盡管會議的宣傳資料各不相同，但下列這些通用標準對于　會議宣傳冊的設(shè)計者是大有裨益的：

　　◆應(yīng)該有深淺顏色的強對比。在會議宣傳冊中，鏤空的字體或彩色紙上的白色字體可能效果不錯，但若出現(xiàn)在段落中就難以辨認;此外，一些對比不明顯的搭配，如紅色背景上打印粉紅色的字或在深灰背景上使用淺灰，雖然很優(yōu)雅但不能吸引注意力。

　　◆應(yīng)該使用簡短、明了的句子。長篇的段落或冗長的句子可能會使讀者喪失興趣;帶數(shù)字和著重號的簡單句式比復(fù)雜的段落更能吸引人們的注意力。

　　◆應(yīng)該讓他人做最后的校對。設(shè)計者應(yīng)該明確讀者能夠清楚地理解信息并能夠被文章的措辭所打動;校對者應(yīng)該確認設(shè)計者沒有流露出傲慢的語氣，并且確信他們真誠的建議能夠被接受。

　　◆應(yīng)該充分利用圖片來展示美麗的會議舉辦地或者著名的演說家。如果使用的照片缺乏目的性或僅僅為了填補空間而使用照片，那只能成為讀者輕松閱讀的障礙。而且，主要的幾幅圖片必須精心制作，否則，讀者會覺得你這不過是用電腦做出來的廉價品。

　　◆在使用照片、藝術(shù)品和插圖時，要征得原創(chuàng)作者的同意。

　　◆應(yīng)該謹慎地使用字體。最好選擇簡單易認、大小合適(正文字號不要小于10號)、老年讀者能夠看清楚的字體。有時還需要適當?shù)刈儞Q字體(如在標題和正文之間)，但是在一份宣傳資料中變換的字體一般不要超過3種。

　　◆不能讓讀者勞時費神地查找聯(lián)系方式。應(yīng)該把注冊表、酒店簡介和房價、酒店預(yù)訂表格及有關(guān)航空公司/火車/汽車的信息放在醒目的地方，而且不能打亂讀者閱讀的連貫性，避免讀者遺漏一些將來需要的重要信息。

　　◆一些關(guān)鍵的聯(lián)系方式，如電話號碼、傳真號碼、電子郵件地址和其它信息應(yīng)該包括在注冊表中。另外，有時候還應(yīng)根據(jù)會議需要，為殘疾人指定一個專門的聯(lián)系人。

　　◆不是所有正文或圖片的空白都需要填滿。不刻意填滿空白區(qū)域，而且能夠戰(zhàn)略性地分布空白區(qū)域，將會讓受眾的眼睛在閱讀過程中不至于感到疲勞。

　　◆花邊框中的文字或粗體的工具條是用來強調(diào)特色或引用重要演講人講話的最有效的工具，就算沒有使用藝術(shù)效果，單憑這些內(nèi)容也能使頁面增色不少。

　　◆與印刷廠進行仔細的談判，以便有效控制宣傳冊的設(shè)計進度和印刷成本。每一次補充紙張庫存新貨等都會在印刷時間、紙張和勞工方面增加成本。精明的營銷人員應(yīng)該對成本保持足夠的關(guān)注，特別是在考慮金屬模版印刷、宣傳冊封面裝飾品等高成本設(shè)計的時候更應(yīng)如此。

　　◆在印刷之前應(yīng)該出一份宣傳冊的清樣，以檢查其中是否存在清晰度、拼寫和語法方面的問題。然后，還要對整體的吸引力狀況進行評估。若在這個階段發(fā)現(xiàn)問題，修改的成本還不大，至少比在出版后才發(fā)現(xiàn)問題要好得多，也省錢得多